بانک اطلاعاتی(Access)

پایگاه داده یا بانک‌های اطلاعاتی، در بسیاری از فعالیت‌های مربوط به کسب و کارها، مورد استفاده قرار می‌گیرند. بسیاری از نرم‌افزارهای رایانه‌ای نیز به مدیریت بانک‌های اطلاعاتی (Database Management System) یا به اختصار DBMS اختصاص دارند. ولی به طور مختصر به این برنامه‌ها، بانک‌های اطلاعاتی یا همان پایگاه داده نیز گفته می‌شود. در بین پایگاه‌های داده، بانک اطلاعاتی اکسس (Microsoft Access) که محصول شرکت مایکروسافت است، از محبوبیت زیادی برخوردار است.

اکسس یک «بانک اطلاعاتی» (Database) یا به زبان امروزی یک »پایگاه داده» است. مهمترین وظایف اصلی یک بانک اطلاعاتی، ذخیره و بازیابی اطلاعات و مدیریت عملیات مربوط ثبت و نگهداری اطلاعات است. بانک‌های اطلاعاتی یا پایگاه داده، اطلاعات را به شکل ساخت‌یافته‌ای (Structured) نگهداری کرده، در صورت نیاز آن‌ها را بازیابی (Retrieved) می‌کنند.

کاربردهای زیادی برای بانک اطلاعاتی می‌توان در نظر گرفت. اطلاعات پزشکی یا هویتی افراد در سازمان تامین اجتماعی یا ثبت احوال همگی از بانک‌های اطلاعاتی متعددی استفاده می‌کنند که به منظور تسهیل در امر نگهداری، ثبت، جستجو و بازیابی اطلاعات درخواستی، ایجاد شده‌اند.

به عنوان یک تعریف می‌توان گفت، بانک اطلاعاتی یا پایگاه داده (Database) مجموعه‌ای سازمان یافته، از اطلاعات (داده‌ها) است. این مجموعه داده‌ها ممکن است به صورت و شکل‌های مختلف به یکدیگر مرتبط باشند.

نرم‌افزار حروف‌چینی مانند نرم‌افزار ورد (Word)، یک پایگاه داده نیست، زیرا اطلاعات ثبت شده در آن ساختاری متفاوت با بانک‌های اطلاعاتی دارند. در آنجا ساختار به صورت کلمه، خط، پاراگراف و صفحه است. در حالیکه برای جستجو و بازیابی یک خط خاص، یک کلمه یا یک پاراگراف باید از ابزارهای کمکی دیگر که البته سرعت مناسبی نیز ندارند، استفاده کرد. حتی به بیانی، اکسل که ساختار جدولی نیز دارد، قیدها، محدودیت و قوانین مربوط به بانک‌های اطلاعاتی و پایگاه داده را به صورت پیش‌فرض ندارد، در نتیجه نمی‌توان آن را یک برنامه مدیریت پایگاه داده در نظر گرفت.

استفاده از بانک اطلاعاتی برای نگهداری اطلاعات نسبت به سایر روش‌های ذخیره و بازیابی اطلاعات (ذخیره سازی متنی، تصویری یا جدول) مزایای بسیاری دارد. در ادامه فهرستی از این مزایا را مشاهده می‌کنید.

• سازماندهی ساختار مشخص برای مدیریت بهتر در ثبت اطلاعات
• سرعت و سادگی در پردازش اطلاعات
• امکان تعریف سطوح دسترسی به منابع بانک اطلاعاتی و امنیت زیاد در نگهداری اطلاعات
• صرفه جویی در فضای نگهداری اطلاعات در مقایسه با فضای فیزیکی (نگهداری اسناد کاغذی)
• قابلیت نگهداری حجم وسیعی از اطلاعات در مقایسه با فضای فیزیکی و همچنین بازیابی اطلاعات ثبتی

بانک‌های اطلاعاتی لزوما یک سیستم بسیار پیچیده نیستند. به طور مثال یک دفترچه تلفن می‌تواند یک بانک اطلاعاتی در نظر گرفته شود. در چنین دفترچه‌ای، داده‌های مانند نام، نام خانوادگی، تلفن و تلفن همراه و … را برای افراد مختلف نگهداری می‌کنیم. البته توجه داشته باشید که یک دفترچه تلفن شخصی با دفترچه تلفن اداری از نظر ساختار و اطلاعاتی که باید در آن نگهداری شود، متفاوت است.

بانک اطلاعاتی یا پایگاه داده اکسس دارای چند شئی (Object) مهم و اصلی است که در ادامه به آن‌ها خواهیم پرداخت:

• جدول (Table): ساختاری برای نگهداری اطلاعات به صورت سطری و ستونی با مشخص کردن فیلدها و رکوردها.
• فرم (Form): ساختاری منظم برای نمایش، ویرایش و حذف رکوردهای جدول‌های اطلاعاتی.
• پرس و جو (Query): روشی برای جستجو در جدول یا جدول‌های اطلاعاتی مرتبط با یکدیگر.
• گزارش (Report): بهره‌گیری از صفحه بندی برای نمایش یا چاپ گزارشات تهیه شده از طریق جدول، فرم یا پرس و جوها.